Toshiba Capture & Store

In nahezu allen Bereichen des Geschäftslebens ist es heute unerlässlich, papiergestützte Dokumente in elektronische Arbeitsabläufe zu integrieren.

e-BRIDGE Capture & Store ist die ideale Lösung für die Digitalisierung und nahtlose Einbindung in Ihr Dokumenten-Management.

Vereint bisher getrennte Prozesse der Dokumentenverarbeitung und sorgt damit für mehr Effizienz.

Einfach zu bedienen – einfach in bestehende Workflows zu integrieren. Nutzen Sie den modularen Aufbau für Ihre maßgeschneiderte Lösung.

Dokumentenverarbeitung ganz einfach

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, wie viel Ihrer wertvollen Arbeitszeit Sie für die Verwaltung Ihrer Dokumente aufwenden? Wäre es nicht gut, wenn Sie diese Aufgaben optimieren und sich stattdessen auf die wirklich wichtigen Dinge Ihres Arbeitsalltags konzentrieren könnten? Einen nicht unerheblichen Teil Ihrer Arbeitszeit verwenden Sie regelmäßig für die Informationsverteilung oder die Suche nach Dokumenten.

Sie meinen, die Einführung digitaler Arbeitsabläufe ist schwierig, nicht wahr?

Tatsächlich ist der Umstieg auf digitale Arbeitsabläufe viel einfacher als Sie denken. Überflüssige manuelle Tätigkeiten verursachen tagtäglich versteckte Kosten. Der Einstieg in ein digitales Dokumenten-Management steigert die Effizienz Ihres Unternehmens durch einen einheitlichen und automatisierten Informationsfluss.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Informationsfluss?

Digitale Arbeitsabläufe befreien Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Tätigkeiten wie die manuelle Indexierung von Dokumenten, um sie zum Beispiel in Aktenschränken zu archivieren. Von der manuellen Suche archivierter Dokumente im Bedarfsfall ganz zu schweigen. Die Digitalisierung von Dokumenten sowie deren Verteilung und Weiterleitung an eine nachgelagerte Dokumenten- Management- Anwendung ist effektiv und optimiert Ihre internen Arbeitsprozesse in hohem Maße. Ihre Mitarbeiter arbeiten deutlich produktiver und können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

OPTIMIERUNG in drei einfachen Schritten

Erfassen

Die benutzerfreundliche webbasierte Serveroberfläche von Toshiba e-BRIDGE Capture & Store gibt dem Administrator die Möglichkeit, komplexe automatisierte Arbeitsabläufe in wenigen Minuten anzulegen. Benutzer können diese dann auf Knopfdruck starten.

Durch die nahtlose Integration der Toshiba Multifunktions-systeme lassen sich auf Wunsch beim Scanvorgang zusätzliche Indexierungsinformationen hinterlegen. Dabei kann es sich sowohl um freie Texteingabe oder den Aufruf vordefinierter Kriterien handeln, die beispielsweise von SharePoint, einem Dokumenten-Management-System oder einer SQL-Datenbank stammen.

Zur Verarbeitung vorhandener Dokumente ziehen Sie diese einfach in einen sogenannten „überwachten Ordner“ oder senden Sie die Dokumente alternativ einfach per E-Mail zum Server. e-BRIDGE Capture & Store öffnet und verarbeitet die Dokumente in beiden Fällen vollautomatisch. Auf diese Weise sparen Sie Zeit, erhöhen Ihre Effizienz und reduzieren manuelle Prozesse.

Verarbeiten

Der Schlüssel zur Lokalisierung bereits abgelegter Dokumente liegt in der ordnungsgemäßen Indexierung. Zur korrekten Umsetzung der Indexierung überzeugt e-BRIDGE Capture & Store mit einer breiten Palette verschiedener Funktionen. Sogar eine dynamische Indexierung kann realisiert werden.

Die standardmäßig vorhandene OCR-Funktion erzeugt durchsuchbare Dokumente Ihrer gescannten Unterlagen in über 30 Sprachen. Zonen-OCR oder Barcode-Erkennung sorgen für die gezielte Entnahme wichtiger Informationen aus dem Dokument, wie beispielsweise Rechnungs- oder Kundennummer, oder weisen diese Daten einem Indexfeld zu. Die Verarbeitung der Dokumente beschränkt sich dabei nicht auf des Lesen erfasster Dokumente, sondern bei Bedarf können auch Notizen, Stempel oder sogar Barcodes hinzugefügt werden.

Da in jedem Unternehmen die Arbeitsabläufe individuell gestaltet sind, bietet e-BRIDGE Capture & Store die Möglichkeit, angepasste Skripte zu verwenden, und verfügt über optionale Module, um Ihre Anforderungen an die Arbeitsabläufe maßgeschneidert zu erfüllen.

Hier einige Beispiele:

  • Die Fähigkeit, optische Markierungen zu erkennen, macht aus der Weiterverarbeitung von Formularen ein Kinderspiel.
  • Das optionale FreeForm Modul von e-BRIDGE Capture & Store erkennt unterschiedliche Dokumententypen und wählt den dazugehörigen Arbeitsablauf automatisch aus.
  • Mit dem erweiterten OCR-Modul stehen zusätzliche Möglichkeiten von e-BRIDGE Capture & Store zur Verfügung, wie verschiedene Skript-Funktionen und die Unterstützung von mehr als 70 Sprachen.

Ablegen

Nachdem das Dokument basierend auf den hinterlegten Regeln verarbeitet worden ist, erfolgt der letzte Schritt: das Ablegen der Dateien am gewünschten Speicherort. Es stehen diverse sogenannte Konnektoren zur Verfügung, die das Dokument mit den Metadaten im Dateisystem ablegen, per E-Mail verschicken oder es an Lösungen von Drittanbietern, wie beispielsweise SharePoint, Google Drive, Evernote oder ein DMS- oder ERP-System übergeben. Sogar der Versand an mehrere Ziele ist problemlos möglich. Wählen Sie einfach das benötigte Ziel aus und genießen Sie die Vorteile Ihrer verbesserten Arbeitsabläufe.

Nie war die Automatisierung von Bürotätigkeiten einfacher als mit e-BRIDGE Capture & Store – für Benutzer und Administratoren gleichermaßen.

Höhere Effizienz dank einfacher Bedienung

Einrichten von Workflows

Auch wenn Ihre Arbeitsabläufe noch so komplex sind, die Einrichtung ist ganz einfach. Denn der webbasierte grafische Workflow Designer von e-BRIDGE Capture & Store unterstützt Sie beim Einrichten der einzelnen Arbeitsabläufe. Durch simples Drag-and-Drop können Sie die verschiedenen Schritte und Module miteinander kombinieren und Ihren gewünschten Dokumenten- Workflow erstellen.

Über einfache Dialogfenster können Sie die Funktionen und Eigenschaften der einzelnen Module festlegen und ändern. Die visuelle Unterteilung in die drei Phasen „Erfassen“, „Verarbeiten“ und „Ablegen“ erleichtert die Erstellung von Workflows.

Integrierter MFP Client

Dank der Toshiba Open Platform-Technologie integriert sich e-BRIDGE Capture & Store nahtlos in die Toshiba Multifunktionssysteme. Der Benutzer kann ganz einfach den gewünschten Arbeitsablauf wählen und der integrierte Client führt ihn durch den erforderlichen Verarbeitungsprozess.

Umfassende Kontrolle

Auf der detaillierten Übersichtsseite von e-BRIDGE Capture & Store – dem sogenannten Dashboard – kann der Administrator den aktuellen Status der Anwendung überwachen und die zugehörigen Services steuern. Von hier aus lassen sich nicht nur das Multifunktionssystem und Desktop-Clients verwalten, sondern auch Arbeitsabläufe und Benutzer sowie ihre individuellen Zugriffsrechte.

Da es sich bei e-BRIDGE Capture & Store um eine webbasierte Anwendung handelt, kann diese vom Administrator an einem beliebigen Zugang innerhalb des Unternehmensnetzwerks aufgerufen werden.

Metadaten

Am Multifunktionssystem können Benutzer alle erforderlichen Informationen zu dem Dokument eingeben. Das zeitraubende Hinzufügen dieser Informationen zu einem späteren Zeitpunkt im Workflow entfällt somit.

Beispielsweise können Benutzer direkt beim Scanvorgang die Kostenstelle angeben. e-BRIDGE Capture & Store leitet dann das Dokument automatisch an die zuständige Person weiter.

Sie wollen mehr wissen? Rufen Sie uns gern an - wir freuen uns auf Sie!

Ihre Ansprechpartner:

H. Weiss
Tel.: 05873/980688-0
E-Mail: h.weiss@remove-this.itc-riemer.de

A. Kucharski
Tel.: 05873/980688-0
E-Mail: a.kucharski@itc-riemer.de

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